По исследованию аналитиков HeadHunter, из более чем четырех тысяч соискателей, с которыми договорились о собеседовании, 40% не приходят на встречу без предупреждения. Так компания теряет потенциальных сотрудников, руководители — свое ценное время, на которое была назначена встреча, а рекрутеры — репутацию и доверие руководства. Одному из наших клиентов удалось изменить ситуацию для своего бизнеса, подключив к задаче голосового робота. Рассказываем, чем он смог помочь.
Особенности клиента
Компания MCN Telecom не понаслышке знает об одной из главных проблем HR-специалистов. Соискатели на вакансию, с которыми уже договорились о дате и времени встречи, могут не прийти на нее и не предупредить об этом.
Однако у клиента, который обратился к нам, ситуация с наймом специалистов стоит еще острее. К нам обратилась крупная финансовая организация, работающая по всей России, с сетью филиалов и крупным основным офисом. За подбор персонала отвечает HR-служба, и найм идет постоянно: нужны и менеджеры филиалов, и специалисты колл-центра, и разработчики, и многие другие специалисты.
К сожалению, по внутренней аналитике компании, ситуация с неявкой соискателей примерно соответствует данным HeadHunter. По данным за первый квартал 2022 года на собеседования без объяснения причин не явились 42% потенциальных сотрудников, и большей частью — высококвалифицированные кадры с опытом работы от года.
Затягивающийся поиск сотрудников — это постоянные финансовые потери для компании. Поэтому руководство приняло решение найти современный и, если это возможно, автоматизированный способ решить эту проблему. С этим они обратились к нам.
Поиск решения
Для того чтобы понять, как именно мы сможем помочь и какое техническое решение предложить, сначала необходимо было провести исследование. Поэтому в первую очередь мы провели опрос о том, почему соискатели пропускают встречи.
Для исследования мы подключили голосового робота. Он автоматически обзвонил контакты по базе данных из CRM, провел опрос по согласованному скрипту, и сохранил ответы. Это позволило сэкономить время специалистов, проводящих опрос, и не перепутать и не потерять полученную информацию. Кроме того, голосовой робот работал быстро: на обработку базы данных кандидатов из 5180 человек ушло всего два часа.
После обработки полученных данных оказалось, что причины для неявки на собеседование состояли в том, что:
- кандидаты обдумали предложение и поняли, что оно их не интересует;
- не успевали приехать на собеседование;
- забыли о встрече;
- получили другое предложение или приглашение на другую встречу.
Таким образом, в большинстве случаев кандидаты заранее знали, что не приедут на собеседование, но не сообщили об этом по своим причинам (потому что не посчитали нужным сообщать, либо потому что у них не было для этого возможности). Либо забыли о назначенном времени.
И в том, и в другом случае потери для компании можно уменьшить, если связаться с кандидатом заранее и попросить подтвердить встречу. Если он решил не приходить, то отменит собеседование — на это время можно пригласить другого кандидата. Если собирается прийти, но забыл о дате или перепутал ее, напоминание поможет ему сориентироваться.
В ситуации, когда HR-специалисты постоянно заняты отсевом будущих сотрудников, обзванивать кандидатов у них нет ни времени, ни возможностей. Поэтому мы решили подключить голосового робота.
Для этого HR-служба утвердила регламент работы с вакансиями компании:
- Рекрутер проводит первичный поиск кандидатов на вакансию и договаривается о собеседовании;
- Для каждого собеседования создается встреча в CRM-системе с указанием имени и фамилии кандидата, должности, его контактного телефона, даты и времени встречи, подгружается резюме.
- За день до собеседования подключенный к системе голосовой робот совершает звонок кандидату с подтверждением встречи.
- Если кандидат отменяет собеседование, встреча автоматически удаляется, и рекрутеру приходит оповещение.
Голосовой робот совершает звонок автоматически, в заранее установленное рабочее время, и при разговоре использует скрипт, составленный рекрутером. В скрипт внесены случаи, когда кандидат уточняет дату и время встречи, название компании, адрес проезда и ближайшее метро, документы, которые нужно взять с собой. При этом в любой момент разговора он может попросить переключить разговор на специалиста.
Таким образом робот берет на себя обзвон кандидатов, освобождая время сотрудников, и в то же время снижая вероятность неявки.
Результаты
Через 4 месяца после внедрения голосового робота мы попросили нашего клиента замерить количество сорванных собеседований и скорость подбора персонала на вакансии.
Как показало внутреннее исследование, количество отмененных без уведомления встреч сократилось на 78%: в большинстве случаев о неявке удалось узнать заранее, и таким образом скорректировать план работы на день. Благодаря этому средний срок подбора сотрудников вырос на 36%.
